A lista das tarefas, ou to do list, como nós coaches costumamos dizer, é a mais simples e eficaz ferramenta de produtividade pessoal. Você que acompanha meus textos já deve ser um “expert” na organização do tempo e na definição de objetivos e, mesmo assim, acredito que vai achar interessante o método que utilizo para escrever minha lista de tarefas.
Ilustres mestres me ensinaram que quando conhecemos alguma coisa que funciona, é nossa obrigação compartilhá-la com outras pessoas para que todos possam se beneficiar da mesma forma ou aproveitar mais ainda, portanto, eis aqui o “meu sistema”.
Todos nós, em algum momento específico na vida, tivemos a necessidade de fazer uma lista escrevendo as coisas que precisavam ser feitas, ou seja, fizemos uma “to do list”.
A grande sacada da lista de tarefas é que transformamos os pensamentos, sobre o que é necessário fazer, em algo concreto, visível e que até podemos tocar: inúmeros pensamentos que moram em nossa mente, chamam e desviam nossa atenção durante horas e dias, de repente estão lá, concretos, visíveis, escritos em um papel ou na tela do celular. Pensamentos que agora só pedem para serem executados como planejado.
Sua lista de tarefas pode ser uma excelente ferramenta para manter elevada a produtividade pessoal e profissional e, como qualquer outra ferramenta, pode a utilizar ativamente ou se tornar escravo dela: cabe a você escolher.
Passando através de diferentes estágios encontrei a forma de escrever minha “to do list”, que hoje tenho a honra e o privilégio de compartilhar com vocês leitores do Eu Sem Fronteiras.
O que escrevo na minha lista de tarefas
Eu, Diego, escrevo tudo, sim absolutamente tudo, simples assim.
Escrevendo tudo na minha lista tenho a certeza absoluta que esvaziei a mente daqueles pensamentos que me perseguiam ao longo do dia, mas sobretudo que qualquer coisa que preciso fazer está escrita na minha “to do list”. Ter certeza disso aumenta a confiança sobre o meu sistema de produtividade pessoal que me faz enfrentar o dia a dia com mais tranquilidade e visão sistêmica.
Se ainda não teve esta sensação, você também irá perceber a diferença entre possuir uma lista momentânea de tarefas e um verdadeiro sistema de produtividade individual e pessoal.
Na verdade, vou te confiar um segredo, nem tudo entra na lista: a exceção são reuniões e compromissos de última hora.
Todas as outras atividades que tem uma colocação temporal certa encontram o próprio lugar no meu calendário (para isso existem inúmeros aplicativos e por ser facilmente acessível utilizo o Google Calendar).
Como organizo a minha lista de tarefas
A tecnologia é fantástica e cada dia mais encontramos gratuitamente aplicativos para melhorar nossa produtividade pessoal, mas tem um pequeno detalhe: às vezes demoramos 15 minutos para organizar a agenda eletrônica, controlar prioridades, configurações, alertas, tags, lembretes e muito mais… É claro e evidente que cada pessoa precisa encontrar o sistema melhor para as próprias exigências, mas se gasta 15 minutos para fazer uma atividade que pode ser feita em três minutos tem alguma coisa que está dando errado.
Uma lista de tarefas deve possuir duas caraterísticas: ser suficientemente rígida para garantir uma estabilidade temporal e, ao mesmo tempo, ser flexível para permitir organizar qualquer tarefa que você precisa ou deseja executar.
Pessoalmente prefiro me limitar a três aspectos fundamentais:
- O que preciso fazer: Cada atividade é expressada por um verbo seguido do maior número de detalhes possíveis. Então na minha lista a palavra “jogo” se torna “comprar ingresso para Brasil contra Argentina”, a palavra “saúde” se torna “buscar o resultado dos exames de sangue” etc. Quando não consigo descrever em detalhes a tarefa que preciso executar significa que necessito deixar mais claro o objetivo. Ter objetivos claros, sobretudo na área profissional, acelera o caminho rumo ao sucesso.
- Onde preciso fazê-lo: Existem atividade que podem ser executadas somente em um lugar específicos, portanto, para simplificar as coisas escolhi ter somente três listas: #casa, #trabalho, #fora. Sabendo onde você pode fazer as tarefas quando se encontrar em um destes três ambientes poderá se dedicar somente as atividades que aí podem ser executadas. Eficaz e simples, ganha foco e poupa tempo.
- Quando preciso fazê-lo: A cada atividade coloco um prazo e aproximadamente o tempo que precisarei para completá-la. Quando a tarefa não tem um prazo certo a coloco em uma outra lista que chamo de “um dia”. É muito importante controlar periodicamente a lista “someday” para lembrar das tarefas e aproveitar as futuras oportunidade para executá-la.
Só isso Diego? Pois sim, isto é tudo.
Quando é preciso organizar a própria lista de tarefas hoje encontramos dois tipos de pessoas: os adeptos à tecnologia eletrônica e os fãs da agenda clássica.
Lembre-se que não existe o certo ou errado, o que mais importa é que você encontre “o seu caminho”, seja utilizando um dos inúmeros aplicativos úteis, celulares, tablet, notebook que facilitam a organização da sua lista, ou também aproveitando da sua caneta e da sua agenda. Enfim, tudo vale quando você consegue fazer tudo que queria, da melhor forma possível e no prazo determinado.
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Eu costumo utilizar o aplicativo “todoist” para receber diariamente meu planejamento, mas amo escrever na minha agenda, que é uma grande aliada em qualquer lugar do mundo que eu me encontre, com ou sem cobertura de internet.
E você já utiliza alguma “to do list”?
